Diseño de estructura organizativas

Diseño de estructuras organizativas 

Para el diseño de estructuras organizativas se requiere analizar las características de la institución para identificar el modelo de organización que se ajuste y facilite la elaboración o modificación de su estructura organizativa. 

Para el diseño organizacional se requiere la revisión de los siguientes criterios fundamentales: 

• Cuál es el servicio educativo que brinda la institución. 
• Nivel de demanda, es decir, proyección de estudiantes por programa, cursos y programas de educación continua. 

• Cobertura, según la cantidad y oferta de programas. 
• Estrategia y prioridades institucionales: revisión de la propuesta de gestión institucional y la propuesta educativa. 
• Procesos a ejecutar: se consideran los procesos que requieren ser desagregados y contar con suficiente información para dividir el trabajo. 
• Volumen de trabajo: Asignación administrativa u operativa; cantidad, tipo de productos, servicios y tiempo necesario para desarrollarlos. 
• Capacidad operativa: Cantidad y tipo de personal con vínculo laboral (docentes y personal administrativo); número de aulas, laboratorios, equipos, mobiliario, bibliotecas y servicios tecnológicos. 

• Nivel de especialización de trabajo: Grado de tecnificación de los procesos. Equipos y puestos con conocimientos y competencias específicas para tareas específicas, a través de la creación de áreas, unidades o equipos. 
• Supervisión o control: Áreas o unidades que implican una mayor especificación en los cargos, por ejemplo, unidad de calidad académica, área de calidad o secretaría académica, entre otros. 

Para establecer la estructura organizativa se debe tener en cuenta:  

1. Distribución de competencias y funciones. 
2. Determinación de las funciones: generalmente, las funciones se desagregan siguiendo estrategias jerárquicas según los niveles organizacionales de la institución.  
3. Separación de funciones: Las funciones sustantivas se separan de las de administración interna.  
4. Coherencia entre asignación de competencias y rendición de cuentas: dan respuesta a la claridad del desempeño y el grado de cumplimiento de sus funciones frente a los criterios de medición. 
5. No duplicidad: la única excepción para que haya duplicidad en funciones es cuando se ejercen en ámbitos territoriales diferentes. 
6. Racionalidad: Solo pueden crearse unidades de organización que estén orientadas al cumplimiento de la finalidad y competencias de la institución; y respondan al dimensionamiento y a sus objetivos institucionales. 
7. Coordinación. 
8. Simplicidad: estructura y procesos elaborados de forma sencilla y clara. 

Niveles organizacionales: Estos niveles expresan la dependencia jerárquica entre las diferentes unidades de la institución. 

En el primer nivel encontramos a los Órganos Directivos, el Consejo Asesor y, según corresponda, órganos resolutivos o consultivos. 

En el segundo nivel encontramos: Órganos de línea (entre otros, unidad académica, unidad de bienestar y empleabilidad, unidad de formación continua y todos los que resulten necesarios), órganos de administración interna (área de calidad, área de administración y otros necesarios) y órganos desconcentrados (filiales). 

En el tercer nivel encontramos a las áreas académicas y sus equipos. 

Un proceso debe estar a cargo de una unidad o área de la institución. Los procesos estratégicos están a cargo de la Dirección General y áreas de asesoría; los procesos de soporte están a cargo de las áreas de apoyo; y los procesos misionales están a cargo de las unidades de línea. 

Para la organización administrativa se debe tener claridad en los tipos de órganos que la constituyen, a saber: 

Órganos de la alta dirección. Son los responsables de dirigir la institución, supervisar y regular sus actividades y ejercer las funciones de dirección política y administrativa de la institución. Configuran el primer nivel organizacional y están integrados por la Dirección General, la cual a su vez puede constituir unidades internas.  

Órganos de administración interna. Asesoran o apoyan a la institución en el cumplimiento de sus funciones sustantivas y están constituidos, respectivamente, por los órganos de asesoramiento y apoyo, la cual depende de las características y estrategias que adopte la institución para el cumplimiento de sus fines. Los órganos que ejercen estas funciones se denominan “áreas”, en caso se ejerzan a través de unidades orgánicas, estas se denominan “equipos”.   

Órganos de línea. Ejercen funciones sustantivas en la institución y se encargan de brindar bienes y servicios.  

Órganos desconcentrados. Son órganos que desarrollan funciones sustantivas de uno o varios de los órganos de línea para prestar bienes o servicios, y se crean para atender necesidades no cubiertas en el territorio. Requieren de una organización desconcentrada, que se articule con los órganos de la sede central. Actúan en representación de la institución de la cual forman parte. Se denominan Unidades de Filiales.  

Otros órganos. De acuerdo a sus funciones una institución puede tener los siguientes órganos, siempre que su Ley de creación lo faculte:  

• Órganos Resolutivos: encargados de resolver en última instancia, cualquier reclamo o controversia. Gozan de autonomía, sus decisiones agotan la vía administrativa y se ubican en el primer nivel organizacional.   
• Órganos Consultivos: están conformados por un equipo colegiado experto en la materia o vinculado a ella. Se ubican en el primer nivel organizacional y no tienen unidades orgánicas. 

Comisiones. Son un tipo de órgano colegiado sin personería jurídica ni administración propia, que se crean para cumplir funciones como la elaboración de propuestas normativas, instrumentos, entre otros productos específicos.  

Comités. Son un tipo de órgano colegiado, sin personería jurídica ni administración propia, que se crean para tomar decisiones sobre materias específicas. Sus miembros actúan en representación del órgano a la cual representan y sus decisiones tienen efectos vinculantes para éstos, así como para terceros, de ser el caso. 

Definición de funciones. Las funciones son acciones que debe realizar la institución para alcanzar los logros y objetivos propuestos. Se destacan dos tipos: 

Funciones generales: señalan a grandes rasgos las acciones que debe realizar la institución para alcanzar sus objetivos. 

Funciones específicas: acciones relacionadas con determinado nivel jerárquico; reflejan la forma en que se operativizan las funciones generales para cada órgano específico. Para definirlas se debe considerar lo siguiente: 

• Pueden darse en cualquier nivel jerárquico de tipo estratégico, táctico u operativo, respetando la secuencia jerárquica. 

• Ser claras y precisas, iniciándose con verbos en infinitivo que refieran a actuaciones cada vez más operativas, enumerándose sólo aquellas que puedan cumplirse efectivamente 
• Ser congruentes con las funciones que persigue el órgano del que depende 
• Ser afines, compatibles y/o complementarias. 

Pasos sugeridos para el diseño de la estructura organizativa 

1. Esbozar las posibles estructuras organizativas: se realiza a partir de la revisión del PEI y el mapa de procesos institucional. 
2. Identificar funciones: se realiza a partir de la revisión de las líneas estratégicas. Se sugiere dar respuesta a la siguiente pregunta: ¿Qué y cuántas funciones se necesitarían realizar para ejecutar la línea estratégica “X”? 
3. Identificar funciones a partir de las disposiciones normativas. 
4. Identificar funciones derivadas de procesos y productos mapeados.  
5. Identificar unidades y áreas a partir de las funciones.  
6. Establecer escenarios organizacionales, es decir, plantear varias opciones de estructuras organizativas y para cada una de estas plantear ventajas, desventajas, acciones de implementación que implicarían, capacitación, contratación, desvinculación, entre otros. 

Diseño de puestos y perfiles 

Esta etapa parte de la base de la descripción y análisis de los puestos identificados y la elaboración de los perfiles, los cuales cuentan con información estructurada respecto de la ubicación de los puestos dentro de la estructura organizacional, misión, funciones, así como también los requisitos y exigencias que demanda para que una persona pueda conducirse y desempeñarse adecuadamente en cada puesto; estos se organizan según el nivel organizacional donde se encuentren. Para elaborar los perfiles se sugiere identificar los puestos a partir de la estructura organizativa y también a partir de los procesos. 

Luego de consolidar los puestos identificados se elabora el perfil de los mismos con sus respectivas funciones, las cuales deben ser concretas, claras, delimitadas, medibles y utilizar verbos que reflejen conductas observables. Adicionalmente, se debe elaborar la misión del puesto, considerando que es ésta es la razón de ser del mismo.  

Finalmente, se establecen los requisitos del puesto, los cuales dan cuenta de la formación académica, certificaciones, conocimientos, experiencia y habilidades o competencias requeridas.  

Para el requisito de la formación académica, se debe indicar el nivel educativo mínimo necesario para desempeñarse en el cargo. Se debe tener claridad sobre si se requieren estudios de maestría o en alguna especialidad. Todos los conocimientos técnicos, específicos, ofimáticos y de lenguaje que se requieran deben validarse a través de certificados, pruebas técnicas, entrevistas u otras herramientas que garantice que se cuenta con las habilidades o competencias para ocupar el puesto.