Etapas para la elaboración del PAT

Bienvenidos al Tema No. 3 del nano curso  

Etapas para la elaboración del PAT 

A continuación, conoceremos las cuatro etapas para la elaboración del PAT. 

Etapa 1. Preparación: En esta primera etapa se establecen las acciones de preparación y organización que los IEST/IES deben realizar para asegurar la formulación del PAT. 

Etapa 2. Planificación operativa: En esta segunda etapa se establece el conjunto de actividades operativas a realizar durante el año para ejecutar las líneas estratégicas definidas en el Proyecto Educativo Institucional PEI. 

Etapa 3. Presupuesto: En esta tercera etapa se establecen los recursos necesarios (personal, bienes y servicios), que se deben adquirir y contratar para efectuar las actividades durante el año, así como el presupuesto necesario. 

Etapa 4. Monitoreo y evaluación: Aquí en esta última etapa, se establecen las acciones y mecanismos para verificar y analizar el avance de los resultados del año (Ver gráfico No. 1, Etapas para la formulación del PAT).  

Gráfico 1: Etapas en la formulación del PAT 

Veamos con mayor profundidad cada etapa: 

Etapa 1. Preparación 

Esta etapa consiste en plantear las acciones de preparación y organización que las instituciones de educación superior públicas deben realizar previamente a la formulación del PAT. Estas acciones requieren el liderazgo del director general y el equipo directivo para convocar y sensibilizar a la comunidad educativa respecto al rol que corresponde a cada uno de sus miembros en la elaboración del instrumento y la importancia de contar con el PAT para el funcionamiento y gestión de la institución. A su vez, en esta primera etapa, se deben realizar cinco pasos fundamentales a saber:

Paso 1. Revisar las orientaciones para la formulación del PAT: Consiste en la revisión que el equipo directivo de los IEST/IES hacen, según las orientaciones del MINEDU y complementan con la Guía del Planeamiento Institucional emitida por CEPLAN, en caso de ser necesario. 

Paso 2. Sensibilizar a la comunidad académica del IEST/IES: Consiste en socializar la elaboración del PAT a toda la comunidad educativa, promoviendo la participación y compromiso de todos los actores. 

Paso 3, conformar la comisión para la formulación del PAT (CPAT): La CPAT es un equipo multidisciplinar conformado por los representantes de la comunidad académica y liderado por la dirección general, para asegurar la calidad de las actividades propuestas y de los resultados esperados. La CPAT se debe formalizar mediante resolución directoral. El trabajo que realizan se evidencia a través de actas, material fotográfico u otros mecanismos que utilicen las IEST/IES. 

Las funciones del CPAT son conducir el proceso de formulación del PAT; organizar las actividades para la formulación del PAT; sistematizar la información relevante; socializar los avances y difundir la visión final del PAT. 

Paso 4, revisar el PAT vigente: La CPAT es la encargada de revisar el PAT vigente con el fin de analizar y mejorar aspectos puntuales de contenido e implementación. 

Paso 5, programar la formulación del PAT: consiste en realizar un cronograma de actividades que considere la temporalidad sugerida y definir las responsabilidades en las actividades establecidas. 

Etapa 2. Planificación operativa 

En esta etapa se establecen las actividades a realizar durante el año, para ejecutar las líneas estratégicas y metas multianuales definidas en el PEI, así como los planes de estudio de los programas y las acciones de evaluación de aprendizajes. 

Identificación de actividades: Las actividades son el medio necesario y suficiente que contribuyen en la entrega de los bienes y servicios a determinados usuarios, garantizando el cumplimiento de una Línea Estratégica del PEI. De acuerdo a CEPLAN, para la redacción de una actividad se recomienda la siguiente estructura: Actividad = Sustantivo derivado del verbo + objetivo directo. 

El sustantivo derivado de verbo suele emplear la terminación “ción” o “sión”. 

El objeto directo describe el bien o servicio a nivel de proceso o insumo que, en conjunto con otros procesos o insumos, permiten desarrollar la línea estratégica. Ejemplo: 

• Evaluación de la calidad del servicio educativo. 

Luego, por cada una de las actividades, se identifican las tareas que se requieren realizar. Las tareas se constituyen en acciones específicas para desarrollar la actividad, como se muestra en el Gráfico No. 2.  Gráfico 2: Identificación de actividades y tareas 

Una vez indicadas las tareas, se deben definir las metas de las actividades en términos físicos y financieros para poder medir su avance y culminación. Las Metas Físicas son unidades que miden cuántos productos generarán las actividades en un determinado plazo. Las Metas Financieras son unidades que miden cuánto presupuesto se ejecutará con los productos generados por las actividades, en un determinado plazo. Ver ejemplo en Gráfico No. 3. 

Gráfico 3: Definición de metas  

Paralelo a las actividades, tareas y metas, también se deberán definir los responsables, plazos y niveles de importancia por actividad. La priorización combina los siguientes criterios:  

• Impacto estimado para el cumplimiento de la línea estratégica. 
• Impacto en el servicio que se brinda a los estudiantes. El equipo planificador, debate y construye consensos sobre los criterios y prioriza de la forma como lo muestra el Gráfico No. 4. 

Gráfico 4: Priorización de actividades 

Las actividades, metas, responsables, plazos y prioridades se constituyen en el Plan de Actividades, que se consolida a través de la Matriz del Plan Anual de Trabajo, tal como se muestra en el Gráfico No. 5. 

Gráfico 5: Matriz del plan anual de trabajo 

Etapa 3. Presupuesto 

En esta etapa se identifican los bienes y servicios que se requieren adquirir y contratar para efectuar las actividades y tareas durante el año, así como el presupuesto necesario. 

En primer lugar, se analiza cada actividad y tarea programada, identificando qué recursos (personal, bienes o servicios) necesitarán para llevarse a cabo.  

En segundo lugar, se analiza qué características deben tener estos recursos (cantidad y calidad de personal, bienes y servicios), y cuántos se requerirán durante el año. Estas características y cantidades serán el marco para la elaboración de términos de referencia y especificaciones técnicas para las adquisiciones y contrataciones.  

En tercer lugar, se efectúa un estudio de mercado preliminar, donde se estime el costo de los bienes y servicios, y, por lo tanto, el presupuesto que será necesario. 

Etapa 4. Monitoreo y Evaluación 

El monitoreo es la recopilación sistemática de información sobre las metas físicas y financieras para conocer el avance de cumplimiento de las actividades y tareas, según el cronograma programado. El monitoreo permite la identificación de alertas tempranas con base en desviaciones respecto a lo programado, que conlleven a una evaluación de las medidas correctivas necesarias para mejorar la gestión. El monitoreo del PAT se efectúa de manera trimestral, para lo cual se requiere que las unidades responsables de los indicadores emitan un reporte con los resultados obtenidos a la fecha. 

La evaluación se define como una valoración rigurosa del diseño o implementación del PAT, así como la descripción de las medidas adoptadas para el cumplimiento de metas y la mejora continua.  

Diferencia entre el Monitoreo del PAT y la Evaluación de la Implementación del PAT 

El monitoreo consiste en la recopilación sistemática de información sobre la evolución respecto a las metas para la identificación de alertas tempranas; mientras que, la evaluación de implementación consiste en el análisis que permite identificar las causas y factores de la evolución o desempeño, por lo tanto, tiene una función más analítica.