Preparación

En la etapa de preparación, los directivos de la institución lideran el proceso de convocatoria y sensibilización de la comunidad educativa respecto a la importancia de la formulación del Reglamento Institucional. Se sugiere seguir los siguientes pasos:

1. Los directivos deberán revisar detalladamente todas las orientaciones que se establecen desde el Ministerio de Educación respecto a la elaboración del documento.

2. Comunicar y promover la participación de la comunidad educativa en la elaboración del RI, a través de un ejercicio de confianza, compromiso y motivación.

3. Conformar una comisión para la formulación del RI, la cual estará liderada por los directivos de la institución, asegurando la calidad de las actividades. Esta comisión debe ser formalizada mediante una resolución directoral y debe generar evidencias de trabajo a través de actas, fotografías u otros medios. Dentro de las funciones de la comisión se encuentran: liderazgo en la elaboración del RI, programación y organización de actividades, sistematización de información, socialización de avances, redacción y difusión de la versión final del documento.

4. Revisión del RI anterior: se debe analizar el reglamento institucional anterior, con el fin de proponer aspectos que permitan su mejora en cuanto al contenido y la implementación. Para este punto, es importante formular algunas preguntas orientadoras que conllevarán a un análisis que permitirá encontrar oportunidades de mejora para el nuevo planteamiento. Algunas de esas preguntas pueden ser:

• ¿El RI se encuentra vigente, de acuerdo a su Resolución Directoral?
• ¿Cómo se elaboró el RI?
• ¿Se cumplen las disposiciones normativas que regulan el actuar de la institución?
• ¿Se tuvo en cuenta el PEI para su elaboración?
• ¿El RI contempla la estructura organizativa?
• ¿Es clara la delimitación de ámbitos de competencia entre unidades y áreas?
• ¿Describe las interrelaciones internas y externas de la institución? ¿Están claramente definidas?
• ¿Es clara la delimitación de ámbitos de competencia entre las instancias de participación institucional?
• ¿El RI define puestos y perfiles? ¿Son suficientes?
• ¿Se requiere modificar o adicionar derechos o deberes de la comunidad educativa?
• ¿Se requiere modificar o adicionar faltas, infracciones y sanciones?
• ¿Se requiere modificar o adicionar estímulos y reconocimientos?
• ¿Los procesos de la institución reflejan la secuencia de actividades para prestar el servicio educativo? ¿Están claramente definidos los productos de cada proceso?

Igualmente, se puede analizar cómo fue la implementación del anterior RI mediante preguntas orientadoras, que darán claridad respecto a los procesos que se deben actualizar y mejorar. Algunas preguntas orientadoras para este aspecto pueden ser:

• ¿Las unidades y áreas cumplieron con sus funciones?
• ¿Se presentaron casos de duplicidad de funciones entre unidades y áreas?
• ¿Cómo se puede mejorar la coordinación entre áreas y unidades?
• ¿La coordinación con el sector externo es fluida? ¿cómo se puede mejorar?
• ¿Cuál ha sido el desempeño de las instancias de participación institucional?
• ¿Se han logrado los objetivos y generación de productos, de acuerdo con las necesidades de los usuarios?
• ¿Cuáles son las lecciones aprendidas respecto a la implementación del RI?

5. Elaboración de cronograma de formulación del RI: realizar un cronograma de actividades con los respectivos responsables.